O ryzykownym „witam” i innych mailowych faux pas. Etykieta językowa w korespondencji mailowej

Jak Cię widzą, tak Cię piszą przekazuje stara prawda, odnosząca się do zasady pierwszego wrażenia. Z uwagi na ekspansję i powszechność komunikacji internetowej, do tej ludowej mądrości dodałabym powiedzenie Jak Cię czytają, tak Cię widzą, ponieważ naszą podstawową wizytówką stają się e-maile, za pomocą których w coraz większym stopniu kontaktujemy się ze światem. W związku z tym warto zwrócić uwagę na to, że etykieta oraz kultura języka obowiązują nas również podczas wymiany wiadomości elektronicznych.

E-mail jest stosunkowo nowym gatunkiem, dlatego nie utrwaliły się jeszcze sztywne zasady odnoszące się do formy i zawartości. Stąd liczne problemy i burzliwe dyskusje dotyczące stopnia zażyłości, na jaki można sobie w tego typu korespondencji pozwolić. Jednak w kontaktach oficjalnych i służbowych, kontaktując się z osobami starszymi lub zajmującymi wyższe stanowisko, powinniśmy pamiętać o zasadach i etykiecie językowej, które świadczą o naszej kulturze oraz życzliwości dla adresata.

Jak zacząć?
Największym i najczęściej spotykanym problemem jest nagłówek, czyli formuła powitalna z formą adresatywną. Bardzo często spotykamy się ze zwrotem Witam, który wzbudza największe emocje i dyskusje (przykładem może być burza po słynnym wpisie Michała Rusinka, wykładowcy UJ i sekretarza Wisławy Szymborskiej, który na FB zadeklarował, że przestaje odpowiadać na listy rozpoczynające się od zwrotu witam). To niefortunne wyrażenie czasem wywołuje negatywne skojarzenia, ponieważ w języku polskim ta forma zakłada nadrzędność witającego nad witanym. Powitać może przełożony podwładnego, gospodarz gościa, ewentualnie dziennikarz słuchaczy w swojej audycji radiowej.

W sytuacjach oficjalnych zaleca się stosowanie form:
• Jeśli piszemy do kogoś po raz pierwszy, stosujemy zwroty Szanowny Panie, Szanowna Pani lub Szanowni Państwo (kiedy nie wiemy, do kogo piszemy), po których należy uwzględnić odpowiednie tytuły i stanowiska: Szanowny Panie Profesorze, Szanowna Pani Dyrektor, Szanowny Panie Prezesie.
• Kiedy z adresatem znamy się już dłużej albo korespondencja jest w bardziej zaawansowanej fazie, z inicjatywy osoby wyższej rangą można pozwolić sobie na zmniejszenie dystansu i zastosowanie mniej oficjalnego zwrotu, czyli Panie Piotrze, Pani Aniu. Ostatnio popularną formą staje się Dzień Dobry, ale językoznawcy zwracają uwagę na to, że nie jest to oficjalna forma rozpoczynania maila.
• Jeśli prowadzimy z kimś korespondencję w ciągu tego samego dnia, to w kolejnych e-mailach nie stosujemy nagłówka.

Co dalej?
Pamiętajmy, że po nagłówku zazwyczaj wstawiamy przecinek, po którym, w kolejnej linijce, treść e-maila rozpoczynamy małą literą. Miejmy na uwadze fakt, że nienajlepsze wrażenie zrobi na adresacie lekceważenie zasad interpunkcji i ortografii oraz wątpliwej urody „ozdoby” w postaci emotikonek. Na początku wypada się przedstawić, a następnie zwięźle przedstawić sprawę. Podzielenie tekstu na akapity i wyróżnienie najważniejszych kwestii za pomocą punktorów będzie dla czytelnika znacznym ułatwieniem.

Jak się pożegnać?
Zakończenie, jak się okazuje, również sprawia wiele problemów. Rodzaj podpisu, podobnie jak nagłówek, zależy od relacji korespondujących osób i powinien być współbrzmiący z charakterem powitania.
• Jeśli piszemy do kogoś po raz pierwszy, stosujemy zwroty z wyrazami uszanowania, z wyrazami szacunku lub z poważaniem. Ostatnia forma, jak twierdzi profesor Małgorzata Marcjanik, jest „skondensowana grzecznościowo” i zawiera najmniejszą dawkę grzeczności, co może sugerować chłodny i bezosobowy stosunek nadawcy do adresata.
• Jeśli korespondencja przybrała bardziej nieformalną formę, możemy użyć wyrażenia pozdrawiam lub z pozdrowieniami.
Zdarza się, że po formule pożegnalnej niektórzy stawiają przecinek, a inni stawiają przed podpisem myślnik. Podpisujemy się pełnym imieniem i nazwiskiem, a w przypadku korespondencji służbowej wstawiamy podpis firmowy. Wszystkie osoby, które są zainteresowane etykietą językową i chciałyby poszerzyć wiedzę w tym zakresie, gorąco zachęcam do zapoznania się z opracowaniami Małgorzaty Marcjanik, np. Grzeczność językowa lub Mówimy uprzejmie. Poradnik językowego savoir-vivre’u.
Pozdrawiam
Elżbieta Kiergiet-Szkutnik, autorka bloga: Twórczotka
Redaktor Magazynu KoBBieciarnia.pl

Dodaj komentarz

CAPTCHA
Przepisz kod z obrazka.