Elektroniczne biuro: ostatnia przeszkoda została pokonana

Reklama

czw., 05/19/2022 - 18:31 -- MagdalenaL

Swisscom Trust Services wyjaśnia zalety pracy bez użycia papieru – zarówno z ekologicznej jak i z gospodarczej perspektywy.

 

Już od 1970 roku raz po raz było prognozowane elektroniczne biuro, ale dotąd nigdy nie został ten pomysł wdrążony. Również w codziennym życiu biznesowym naszego dzisiejszego zdigitalizowanego świata używamy często jeszcze haptyczne wydruki, co nie jest tylko wadą dla przebiegu pracy, lecz także może nieść ze sobą negatywne skutki dla środowiska. Z czego to wynika, odpowiada Ingolf Rauh, dyrektor produktu oraz zarządzania innowacjami ze Swisscom Trust Services.

 

Długotrwałość jest dzisiaj na topie i przenika do środowiska pracy we wszystkich obszarach. Nie ma co się dziwić, że również klasyczna praca biurowa musi częściowo się z tym pokrywać. Świadomość tego, jak wpływa produkcja papieru na środowisko i usuwanie odpadów rośnie zarówno wśród pracodawców jak i po stronie pracowników. Efekt dźwigni w kontekście zużycia papieru jest ogromny: ogólnoświatowo Niemcy leżą zarówno przy produkcji, jak i zużyciu papieru na czwartym miejscu – w liczbach bezwzględnych. Z 227 kilogramami (2019) rocznej konsumpcji na głowę oznacza to najwyższe miejsce dla republiki papierowej Niemiec. Papier graficzny oraz papier biurowy stanowiły ponad jedną trzecią konsumpcji w 2019 roku.

 

Właśnie w tym miejscu cięcia są najłatwiejsze do realizacji. W przemyśle opakowań papier jest jeszcze surowcem z wyboru, jeśli chodzi o aspekt długotrwałości. Również w prywatnych obszarach wiele czytelników stawa na haptyczną ksiażkę, zamiast na e-book. W kontekście biura wygląda ta sytuacja inaczej: dokumenty z papieru zajmują miejsce, nie są cyfrowo zarchiwizowane – czy przyczyniają się ogólnie do dodatkowego nakładu w administracji.

 

Forma pisemna jako przeszkoda?

Tymczasem e-mail wyparł list handlowy w pełni z biurowej codzienności. Papier można znaleźć najczęściej, gdy chodzi o umowy czy inne dokumenty w oficjalnym charakterze i potrzebę bezpieczeństwa prawnego. Tutaj forma pisemna jest według paragrafu 126 (BGB) wyraźnie określona lub firmy chcą się zabezpieczyć prawnie poprzez podpisy fizyczne.

 

Oba są tymczasem możliwe również w przypadku drogi elektronicznej. Kwalifikowana elektroniczna sygnatura spełnia wymóg formy pisemnej i jest prawnie bezpieczna. Tak więc w praktyce podpis własnoręczny jest prawnie we wszystkich przypadkach traktowany na równi. Jedynie przy dokumentach notarialnych jest wymagany podpis fizyczny. 

 

Jednakże wydaje się, że wciąż istnieją powszechne uprzedzenia. Wiele osób jest jeszcze zdania, że droga do elektronicznej sygnatuy jest za trudna. Potrzebne urządzenia i rozwiązania nie są jeszcze ogólnie dostępne lub są uciążliwe i ograniczające. To otwarte podejście do sprawy nie jest naturalnie aktualne. Do nowoczesnego podpisu zdalnego jest obok PC potrzebny tylko smartfon. Czytnik kart i podobny Hardware są w tym przypadku przestarzałe. Poza tym są na rynku najróżniejsze oferty dla usług podpisywania z różnymi modelami rozliczeń. As-a-Service i Pay-per-Use dbają też o to, aby po stronie oprogramowania nie było konieczności inwestowania w infrastrukturę powiązaną z producentami.

 

 

Lepszy bilans energii przez digitalizację

To co w ogólnym bilansie energetycznym nie jest do zaniedbania to: każdemu analogicznemu dokumentowi umownemu towarzyszy zazwyczaj wysyłka pocztowa. Ciągła digitalizacja może tutaj pod względem ochrony zasobów wiele wywoływać. Przykład: 27 milionów pieczątek i sygnatur zużyli wszyscy klienci Swisscom Trust Service w ostatnim roku. W sumie można było przez to zaoszczędzić 675 ton CO2. To odpowiada 270.000 litrom ropy naftowej czy 3,3 milionom przejechanych autem kilometrom. Wszystko to jest wprawdzie tylko małą częścią w ogólnym procesie digitalizacji w tym kontekście musi się też uwzględnić zużycie energii drukarek, skanerów i innych urządzeń.

 

Wniosek 

W wielu procesach prawnie zabezpieczony podpis wydawał się ostanią przeszkodą dla pełnej cyfryzacji. Ale dzisiaj można pokonać tę przeszkodę w sposób prosty i oszczędny. Elektroniczne podpisy wydają się całkiem proste do zintegrowania z istniejącymi procesami i można je dostosować do indywidualnych wymagań firmy. Kompletna digitalizacja przestrzeni pracy ułatwia nie tylko dzień powszedni w pracy, ale również może przyczynić się do bardziej zrównoważonej gospodarki. 

Autor: 
Przetłumaczyła: Agata Wiechowska

Reklama