„Myślisz, że spotkania zdalne są trudne? Spotkania hybrydowe są o wiele bardziej skomplikowane”

Reklama

śr., 11/17/2021 - 00:38 -- MagdalenaL

Źródło: Pixabay

Myślisz, że spotkania zdalne są trudne? Prowadzenie efektywnych i produktywnych spotkań będzie jeszcze trudniejsze w biurze hybrydowym... przynajmniej na początku.

Gdy wszyscy znajdują się jednocześnie w tym samym pokoju lub są upchnięci w tych samych małych wirtualnych boksach, pole gry jest równe dla każdego uczestnika spotkania. Jednak ta dynamika zmienia się w przypadku hybrydowej kadry pracowniczej, w której niektórzy uczestnicy spotkań są w biurze, a inni działają zdalnie.

„Dla firm będzie to duża przeszkoda do pokonania" - powiedział Frank Weishaupt, dyrektor generalny Owl Labs, firmy zajmującej się technologią wideokonferencji, która korzystała z hybrydowej grupy pracowników jeszcze przed pandemią.

„Obecnie wszyscy jesteśmy tak równi ... teraz wchodzimy w świat, w którym niektórzy z tych ludzi będą w domu, a kilka osób będzie zgromadzonych w pomieszczeniu” - powiedział. „Jak upewnić się, że pracownicy zdalni nadal będą mogli uczestniczyć w spotkaniu, a nie tylko je oglądać?".

Oto kilka wskazówek, jak prawidłowo przeprowadzać spotkania w warunkach hybrydowych...

Prowadzący spotkanie - twoja rola jest ważna

Osoba prowadząca spotkanie powinna na nie przyjść przygotowana.

„Zasadniczo projektujesz dwa spotkania ... i muszą się one przenikać i dobrze ze sobą współgrać, ponieważ materiały, które musisz zaprojektować dla wirtualnych użytkowników różnią się od tych, które dostarczysz dla ludzi w biurze, a jednak w jakiś sposób wszyscy muszą czuć się połączeni" - powiedziała Kim Christfort, dyrektor zarządzający Deloitte's Greenhouse Experience.

Upewnij się, że wszyscy mają taki sam dostęp do materiałów informacyjnych, wizualizacji lub narzędzi, aby mogli łatwo uczestniczyć i wnosić swój wkład.

„Jako gospodarz spotkania trzeba być na nie gotowym. Twoja energia i przygotowanie mają znaczenie" - powiedziała Jenn Saavedra, dyrektor ds. zasobów ludzkich w firmie Dell Technologies, która oferowała elastyczne harmonogramy pracy jeszcze przed wybuchem pandemii.

Opracuj i udostępnij porządek obrad, który zawiera takie szczegóły, jak: tematyka spotkania, cele oraz obowiązki uczestników.

Ponadto, zanim zwołasz spotkanie, upewnij się, czy jest ono naprawdę konieczne. Spotkania mogą być wyczerpujące, a inne formy komunikacji, np. poczta elektroniczna i komunikatory internetowe, mogą być równie produktywne w takich sprawach, jak aktualizacje projektów.

„Trzeba przygotować się do spotkań z wyprzedzeniem... my podchodzimy do nich w sposób bardziej normatywny: upewniamy się, że wszystkie właściwe osoby są zaproszone. Ustalamy, czy są obecni ludzie, którzy mieli być w danym pomieszczeniu i czy mają dostęp do odpowiedniej technologii, aby móc wykonać to, czego potrzebujemy, aby spotkanie było udane" - powiedział Weishaupt.

Wyrównanie szans

Istnieją pewne korzyści z obecności w sali - zwłaszcza, jeśli jest tam również prowadzący spotkanie, na przykład: łatwiej jest uczestniczyć w rozmowach przed i po spotkaniu, a także ocenić mowę ciała i interakcje.

Jednakże mediatorzy chcą uniknąć faworyzowania osób znajdujących się w pomieszczeniu.

„Chcesz mieć parytet pomiędzy obecnością i uczestnictwem wszystkich, niezależnie od tego, gdzie się znajdują" - powiedziała Katy Tynan, główny analityk w firmie Forrester. „Nie chcesz sytuacji, w której osoby siedzące w sali konferencyjnej mają przewagę dzięki obecności fizycznej".

Posiadanie technologii, która pozwala pracownikom zdalnym w pełni uczestniczyć w konferencji, może pomóc wyrównać szanse, ale jeśli firma nie ma takiej konfiguracji, Katy Tynan zasugerowała, aby wszyscy dołączali do konferencji na ekranie - nawet jeśli są w biurze.

„Powtórzmy to, co mamy teraz - każdy siedzi przed swoim komputerem z własnym zestawem słuchawkowym i jest jedną twarzą na ekranie, nawet jeśli fizycznie znajduje się w sali konferencyjnej w czasie rzeczywistym. Możesz też mieć elektroniczną tablicę lub coś innego, czego używasz, aby umożliwić uczestnikom współpracę”.

Prowadzący spotkania powinni zwracać uwagę na czat online wśród uczestników. „Istnieje wiele sposobów, na wydobycie głosu i rozważenie udostępniania ludziom wielu możliwości wyrażania ich perspektywy, głosu i punktu widzenia" - powiedziała Saavedra.

Zasugerowała również nagrywanie spotkań. „Często zdarza się, że ludzie przetwarzają różne rzeczy w inny sposób lub mają konflikt... - nagrywaj je, aby ludzie mogli się później do nich odnieść".

 

Źródło: Pixabay

 

Dobierz odpowiednie rozwiązania techniczne

Możliwość wyraźnego słyszenia i widzenia wszystkich - niezależnie od tego, gdzie się znajdują - jest ważnym czynnikiem decydującym o sukcesie spotkania, a nie wszystkie biura są przystosowane do pokazywania współpracowników pracujących zdalnie.

Według Weishaupta, większość przestrzeni konferencyjnych nie jest przystosowana do transmisji wideo.

„Istnieje ogromna luka w zakresie zapewnienia technologii, dzięki której pracownik zdalny może uczestniczyć w spotkaniu na takim poziomie, na jakim jest w stanie, gdy wszyscy są na platformie wideokonferencyjnej" - powiedział.

Jeśli chodzi o wyposażenie przestrzeni do hybrydowych spotkań, Christfort sugeruje, aby skupić się na dźwięku, kamerze i możliwości zobaczenia wszystkich.

„W przypadku wszystkich spotkań, nie tylko tych hybrydowych, ludzie muszą być w stanie wyraźnie słyszeć się nawzajem i być w stanie zidentyfikować, kto właśnie zabiera głos" - powiedziała. „Wiele przestrzeni konferencyjnych ma mikrofony i głośniki w suficie, ponieważ to działa najlepiej dla osób w pomieszczeniu, ale często może to znacznie utrudnić pracę zdalnym uczestnikom".

Dodała, że kamera w sali konferencyjnej, która może przybliżyć osobę mówiącą, a także obracać pomieszczenie, może pomóc zdalnym współpracownikom wychwycić wskazówki społeczne. „Jeśli jesteś w domu, upewnij się, że masz dobrą konfigurację kamery internetowej z wystarczającym oświetleniem".

Możliwość zobaczenia ludzi i elementów wizualnych, takich jak wykresy, listy lub filmy, również sprawi, że spotkanie będzie bardziej produktywne.

„Najlepszy jest duży ekran umożliwiający uczestnikom współpracę przy użyciu tablicy lub cyfrowych karteczek Post-Its. To również może odegrać ogromną rolę w zapewnieniu zaangażowania wszystkich uczestników" - mówi Christfort.

Technologia powinna być przyjazna dla użytkownika, aby każdy mógł zorganizować spotkanie.

„W pomieszczeniu znajdują się operatorzy o różnym stopniu zaawansowania, którzy będą chcieli szybko rozpocząć spotkanie" - powiedział Weishaupt. „Nikt nie chce się męczyć podczas spotkania zaplanowanego na 30-minut, jeśli prowadzący przez 10 minut próbuje uruchomić technologię. Musisz być w stanie wejść do sali i rozpocząć spotkanie z łatwością”.

Zaangażowanie jest kluczowe

Zachęcenie ludzi do interakcji i uczestnictwa ma kluczowe znaczenie dla udanego i produktywnego spotkania.

„Musi być ono angażujące" - mówi Saavedra.

Christfort zaleca, aby spotkanie było interaktywne, albo aby różne osoby mówiły na określone tematy (uprzedź ich o tym przed spotkaniem), albo zmień formę spotkania: np. rozmawiaj z nimi przez chwilę, następnie pokaż film, omów inny temat, przeprowadź ankietę, itp.

„W modelu wirtualnym lub hybrydowym trzeba projektować z myślą o niecierpliwości i deficycie uwagi, aby utrzymać uwagę ludzi" - powiedziała Christfort.

Prowadzący spotkania powinni być również świadomi, jeśli chodzi o włączanie zdalnych współpracowników. Przykładowo, Tynan zasugerował, że jeśli dojdzie do pogawędki o planach na weekend, należy celowo zapytać osoby nieobecne w sali o ich plany.

Autor: 
Autor: Kathryn Vasel / Przekład: Magdalena Ambicka

Reklama